اگر شخصی را برای نظارت بر هزینه های ثابت و متغیر اختصاص ندهید، ممکن است متحمل هزینه های کنترل نشده ای در استراتژی مدیریت هزینه شوید.
این نوع خدمات فراتر از دفترداری است. به احتمال زیاد از قبل یک دفتردار استخدام کرده اید که برای شما داده ها را دسته بندی و وارد می کند. اما آنها احتمالا آنقدر پر مشغله هستند که نمی توانند متوجه شوند وقتی هزینه هر قسمت 1 واحد افزایش می یابد چه اتفاقی برای سرمایه و موجودی شما رخ می دهد.
در اینجا هفت استراتژی برتر برای مدیریت موثرتر هزینه آورده شده که به مطالعه آن می پردازیم.
1. هزینه های ثابت و متغیر خود را در استراتژی مدیریت هزینه تعریف کنید
قبل از شروع، از حسابدار خود بخواهید لیستی از معاملات مربوط به ماه قبل را چاپ کند و آنها را برای سهولت در ارجاع به آن، براساس فروشنده گروه بندی کند. سپس در کنار هر فروشنده واژه “ثابت” یا “متغیر” را بنویسید.
به عنوان یادآوری، یک هزینه متغیر هزینه ای است که مستقیماً با درآمد مانند مواد اولیه و نیروی کار مرتبط باشد. از طرف دیگر، اگر صرف نظر از فروش محصولات یا خدمات خود هزینه ای متحمل شوید، این یک هزینه ثابت است. مانند اجاره، بیمه و حقوق و دستمزد کارمندان اداری است.
درک ساختار هزینه های شما و به طور خاص تر، تمایز بین هزینه های ثابت و متغیر بسیار مهم است زیرا به ساده سازی برنامه ریزی، مذاکره و پیش بینی کمک می کند.
2. بودجه خود را وارد نرم افزار حسابداری کنید
بسیاری از کارآفرینان در حال حاضر نوعی بودجه تجاری دارند اما زمانی را برای تهیه نرم افزار حسابداری اختصاص نداده اند. فایده این مرحله اضافی این است که همانطور که در طول ماه متحمل هزینه می شوید، نرم افزار شما هزینه های فعلی را گرفته و آنها را با بودجه شما در گزارش بودجه به طور واقعی مقایسه می کند. این گزارش به صورت فرآیندی با عنوان تجزیه و تحلیل واریانس شناخته می شود و استراتژی مدیریت هزینه شما را هدایت می کند.
3. یک استراتژی مدیریت هزینه ایجاد کنید
با در دست داشتن نتایج حاصل از گزارش بودجه ، می توانید ارزیابی کنید که در ابتدا با کدام موارد باید مقابله کنید تا هزینه های شما کاهش یابد. برخی از کسب و کارها ترجیح می‌دهند بر روی بزرگ‌ترین واریانس ها به عنوان یک اولویت تمرکز کنند، زیرا آن موارد بیشترین تاثیر را روی عملکرد دارند. برخی دیگر ترجیح می دهند به هزینه های واقعی بپردازند که بیشترین درصد واریانس را در هزینه های بودجه دارند. صرف نظر از اینکه چه گزینه ای را انتخاب می کنید، در زیر چند نکته عملی برای کاهش هزینه های متغیر و ثابت آورده شده است.
4. کاهش هزینه های متغیر
وابستگی هزینه های متغییر به تغییرات تولید، لزوما به این معنی نیست که با رشد کسب و کار شما، هزینه های متغیر شما باید به صورت خطی افزایش یابد. به عبارت دیگر، اگر 10٪ تولید را افزایش دهید، به این معنی نیست که هزینه های متغیر شما نیز دقیقاً به همان میزان افزایش می یابد. در حقیقت، روش های زیادی برای کسب سود بیشتر، بدون کاهش کیفیت وجود دارد که در ادامه به آنها می پردازیم:
1. به دنبال حجمی از تخفیف ها باشید. برخی از فروشندگان به شما این امکان را می‌دهند که در صورت خرید بیشتر، مواد اولیه را با درصد تخفیف بالاتری خریداری کنید. اگر جریان نقدینگی شما بتواند آن را کنترل کند، این کار ممکن است مفید باشد. حتی اگر تأمین کننده شما صریحاً این مورد را به عنوان گزینه انتخابی پیش روی شما قرار ندهد، گاهی اوقات پرسیدن این مسئله ضرری نخواهد داشت، مخصوصاً اگر در طول زمان با آنها رابطه خوبی برقرار کرده باشید و حساب شما همیشه در وضعیت مطلوبی قرار داشته باشد.
2. قراردادهای فروشنده ها را مرتباً مرور کنید. برای بررسی قراردادهای فروشنده های خود به صورت سالانه یا دو سالانه برنامه ریزی کنید و حتماً یادآوری هایی را برای موارد منقضی شده تنظیم کنید. شما می خواهید زمان کافی برای خرید در اختیار داشته باشید تا ببینید آیا سایر تامین کنندگان قبل از تمدید قرارداد فروشنده ها شرایط مطلوبی را ارائه می دهند یا خیر.
3. خرید را متمرکز کنید: در صورت امکان، یک نفر را در شرکت خود منصوب کنید که مسئولیت تمام خریدها و همچنین مذاکره برای قرارداد ها در جهت رفع نیازهای تجاری برای همه چیز، از خدمات اینترنتی گرفته تا سفارش لوازم اداری، را بر عهده گیرد. با متمرکز کردن این عملکرد، این عضو تیم در تصمیم گیری های مسئولانه مالی متخصص می شود، و به جای انتخاب اولین فروشنده ای که با آن روبرو می شود، وقت خود را برای خرید با متغیرترین شرایط صرف می کند.
5. کاهش هزینه های ثابت استراتژی مدیریت هزینه
افراد خیلی به کنترل هزینه های ثابت خود و شرکت اهمیت نمی دهند زیرا با توجه به تعریف آن، اغلب به صورت ایستا دیده می شوند. و گرچه درست است که مدیریت برخی هزینه های ثابت ممکن است دشوار باشد، اما همیشه فرصت هایی برای نظارت دقیق بر این هزینه ها وجود دارد:
1. در صورت امکان آنها را کوچک سازی کنید. اکنون ممکن است زمان مناسبی برای ساده سازی و تحکیم عملیات شما باشد. گزینه ها شامل اجاره دادن فضای بلااستفاده در مکان فعلی شما، مذاکره مجدد در مورد شرایط اجاره نامه یا یافتن مکان جدید با قیمت مناسب تر است.
2. در صورت امکان از منابع خود استفاده کنید. جدا از پرداخت حقوق، هنگام استخدام کارمندان، باید مزایا و مالیات اشتغال را نیز در نظر بگیرید. برون سپاری به شما امکان می دهد خدمات تخصصی را با قیمت بسیار بهتری نسبت به داشتن یک کارمند داخلی دریافت کنید.
3. از فروشندگان جدید خرید کنید. مشابه رسیدگی به هزینه های متغیر، بررسی منظم کلیه قراردادهای مرتبط با هزینه های ثابت نیز مهم است. در صورت امکان، سعی کنید از امضای قراردادهایی که به صورت خودکار تمدید می شوند جلوگیری کنید، اما اگر این کار را انجام دادید، یادآوری ها را نزدیک به تاریخ (های) انقضا تنظیم کنید.
4- ساختار جبران خسارت کارمندان فعلی خود را تغییر دهید. به جای اخراج کارمندان برای صرفه جویی در هزینه، شما ممکن است فکر کنید که ساختار پرداختی خود را به یک مولفه متغیر تبدیل کنید که معمولاً به درآمد مربوط می‌شود. به عنوان مثال، یک فروشنده با انگیزه ممکن است مایل به پذیرش حقوق پایه پایین‌تر باشد در صورتی که شما نرخ کمیسیون بالاتری را به او پیشنهاد کنید.
5. بهروری بیشتری از انرژی داشته باشید. روش های کوچک بسیاری برای بهره وری بیشتر از انرژی وجود دارد که می تواند هر ماه در هزینه شما صرفه جویی کند. روش های بهروری انرژی را با خاموش کردن چراغ ها و تجهیزات در هنگام عدم استفاده، جایگزینی لامپ های فعلی با لامپ های کم مصرف و نصب ترموستات قابل برنامه ریزی برای تنظیم بهتر درجه حرارت در محل کار ایجاد کنید.
به طور کلی، برای راه اندازی اولیه کسب و کارتان، برخی از هزینه های ثابت را متحمل می شوید. با این حال، هرچه بیشتر بتوانید از فرصت های تبدیل هزینه های ثابت به هزینه های متغیر بهره ببرید، برای پشت سر گذاشتن دوره هایی با فروش اندک، از پشتوانه بهتری برخوردار خواهید بود.
6. نقطه سربه سر خود را کاهش دهید و زودتر سودآور شوید
نقطه سربه سر میزان فروش مورد نیاز شما برای تولید سود صفر است. این مبلغی است که شما برای ادامه کار خود باید کسب کنید. فرمول آن به صورت زیر است:
نقطه سربه سر = (هزینه های سربار + پرداختی های ترازنامه) / حاشیه سود ناخالص
این عدد باید به عنوان معیار یا شاخص ارزیابی عملکرد تجاری، مورد استفاده قرار گیرد. فکر کنید که این حداقل چیزی است که برای ادامه کارباید به آن دست یابید.
